Arama ve kurtarmada planlama ve organizasyonun amacı; afet ve acil durumlara ilişkin müdahale çalışmalarında görev alacak, il hizmet servisleri, İl hizmet grupları, il hizmet ekipleri ve il koordinasyon birimlerine ait rolleri ve sorumlulukları tanımlamak, afet öncesi, sırası ve sonrasında olmak üzere, müdahale planlamasının temel prensiplerini belirlemek ve uygulamaktır.

Acil durumlar sırasında, kurtarılmaya ihtiyaç duyan insanların zamanla sınırlı bir yaşam savaşı vermeleri söz konusudur. Bu nedenle, “arama kurtarma” faaliyetleri; zamanla yarışılarak verilecek, çağın teknolojik gelişmelerine paralel modern araç, gereç ve malzemelerle donatılmış, iyi eğitilmiş profesyonel “arama kurtarma” ekipleriyle planlı ve koordineli yürütülecek bir hizmettir.

Herhangi bir yerde acil durum meydana geldiğinde acil olarak yürütülecek en önemli faaliyetlerin başında planlı ve organize bir şekilde olmak üzere, haberleşme, ulaşım, arama kurtarma faaliyetleri ile sağlık hizmetlerinin yapılması gelmektedir.

Tam ve uygun bir planlama arama kurtarma faaliyetinin başarısında en önemli etkendir. Çünkü arama kurtarma personeli ne kadar eğitimli, istekli, özverili ve teknik donanımlı olursa olsun, yanlış yapılmış bir planlama yüzünden yanlış bir alanda arama-tarama yapmaları beraberinde başarısızlığı getirecektir. Bu durum bize, yapılan eğitim ve tatbikatlarda teknik faaliyetleri yapan personelin yanında, stratejik planlama yapan üst düzey personelinde dikkatlice denetlenmesi gerektiğini göstermektedir.

Arama kurtarma birçok farklı birimden oluşan organizasyon işidir. Bu organizasyona üst düzeyde planlama, eğitim ve tatbikat düzenleme, diğer kurumlarla müşterek çalışma birimleri, orta düzeyle alt düzey birimlerin birbirleri arasındaki koordinasyonu sağlama birimleri ve alt düzeyde dağcı, cankurtaran, dalgıç, paraşüt, kırım kurtarma, yangın söndürme gibi birimler bulunmaktadır. Bu kadar karmaşık bir yapıyı yönetmek oldukça zordur. Bu yüzden bu birimleri yöneten yetkililer kesinlikle alt birimlerin yaptığı işlemleri bilmek zorundadır. Çünkü planlama yaparken hangi birimin faaliyeti icra edeceğini ve hangi birimlerin ihtiyatta bulunacağını hesap etmelidir. Bunun yanında alt düzeyde çalışanların her birinin ayrı ayrı yetenekleri tespit edilmeli ve en uygun birime sevk edilmelidirler.

Planlama safhasında toplanılan verilerin bilgisayar destekli sistemlerle çözümlenmesi, planlamanın doğruluğunu artırırken, aynı zamanda gereksiz işlemlerin yapılmasını da engelleyerek zaman, personel ve para kazancı sağlayabilir. Bilgisayar destekli arama kurtarma sistemine sahip olmayan ülkeler veya kurumlarda planlama aşamasında şu basamaklar takip edilebilir:

• Durumu değerlendirin, daha önceki benzer arama kurtarma faaliyetlerinin ‘‘Sonuç Raporları’’na bakın,
• Olay mahalini kestirmeye çalışın, hata ve sapma ihtimallerini değerlendirin,
• Kazazedelerin olası hareketliliklerini de hesaba katın, olası mesafe veya istikamet hatalarını değerlendirin,
• Yeni verileri de ekleyerek olay mahallinin ve kazazedelerin en muhtemel yerini belirleyin,
• Olay mahaline gidilecek en uygun yol ve aracı belirleyin. Bu basamakta kazazede sayısını da hesaba katın,
• Spesifik arama yollarını belirlemek için muhtemel alt-arama sahaları ve paternleri (şablonları) belirleyin. Örneğin bir dağın dört bir tarafı ve yamaçlarını katman katman ayırarak planlama yapılabilir,
• Durumu doğru olarak tanımlayan bir arama faaliyeti icra edin.
Bu basamaklar kazazede bulununcaya ya da ümit kesilinceye kadar tekrar edilir.

Arama kurtarma bölgesinde çalışanlar uygun metotları uygulayarak tüm muhtemel alanları nasıl işaretleyecekleri konusunda eğitilmelidir. Bu alanlar, daha sonra öncelik sırasına göre değerlendirilmeli ve alanlar sırasıyla araştırılmalıdır. Bunun yanında kaza ile ilgili meslek dalında daha önce çalışmış bir yönetici veya bir uzman, bu sahaların oluşturulmasında çok faydalı olacaktır. Örneğin kötü hava koşulları nedeniyle düşmüş bir helikopterin muhtemel yeri araştırılırken olay yeri yöneticisinin pilot olması veya bir pilottan yardım alması muhtemel arama sahalarının oluşturulmasında kolaylık sağlayacaktır.

İnsanların veya çevrenin ciddi bir şekilde etkilenmesiyle sonuçlanabilecek büyük kazaların oluşabileceği her durumda, doğru planlama büyük kaza etkilerinin asgari düzeye indirilmesi konusunda yardımcı olacaktır. Doğru planlama aynı zamanda kaynakların iyi kullanılmasını da mümkün kılacaktır.
Arama ve kurtarma faaliyetlerinde, planlama ve organizasyonlar hazırlanırken komşu il ve ilçelerle hazırlanan karşılıklı yardım protokolleri çok önemli olup, bunlara uyulması gerekmektedir.

Herhangi bir “acil durum” meydana gelmeden önce karşılıklı yardım protokolleri tatbiki olarak yapılmalı, görev alan personele görev bilinci verilmeli “acil durum” meydana geldiğinde ise karşılıklı yardım protokolüne uyulmalıdır. Acil durum bölgesindeki görevli personele kilit personel dışında belli bir süre izin verilmelidir.

Bir arama ve kurtarma operasyonu aşağıdaki anlatılmış olan gereklilikleri mümkün olan en kısa sürede yerine getirmelidir. Bu da tabii ki yapılan uluslararası gerekliliklerin yerel olarak üzerine çıkmış olan ulusal mevzuat, tamamlanmış organizasyon yapısı, tekrar tekrar çalışılmış farklı senaryolar sayesinde tam hazırlık durumu ile olabilecektir.

Bir arama kurtarma operasyonunun başarısı, genellikle yapılan plan ile bu planın uygulama ve tamamlama hızına bağlıdır. Gelen bilgilerin tamamının hızlı bir şekilde yerine getirilmesi, durumun doğru değerlendirilmesi, en doğru hareket için kararların hızlı alınması ve arama ve kurtarma birimlerinin zamanında harekete geçirilmesi için gereklidir.
Bir arama ve kurtarma operasyonunda planlama ve organizasyon için gerekli olan ve istenilen durumlar en kısa sürede yerine getirmelidir. Bu da yapılan uluslararası gerekliliklerin yerel olarak üzerine çıkmış olan ulusal mevzuat, tamamlanmış organizasyon yapısı, tekrar tekrar çalışılmış farklı senaryolar sayesinde tam hazırlık durumu ile mümkün olabilecektir. Bir arama ve kurtarma operasyonunda planlama ve organizasyon safhalarında olması yapılması gerekli zorunluluklar şunlardır:

Zamana Karşı Yarış
En kısa sürede tehlike içinde olan kişilerin konumlarının tüm teknik imkânların kullanılarak belirlenmesi, bu ancak ve ancak ülkelerin arama kurtarma sistemlerine, haberleşme altyapılarına, yetişmiş insan faktörüne yaptıkları yatırımla doğru orantılıdır.

 Afet Sonrası Hayatta Kalanların Desteklenmesi
Öncelikle hayatta kalanlar hâlâ kendi imkânları ile kurtulabiliyorken onlara katkı sağlanması gerekmektedir meydana gelen deniz kazalarında canlı kalmanın meteorolojik şartlarla ve içinde bulunulan durumun diğer olumsuz sebepleri ile ne kadar bağlantılı olduğunu anlatmaktadır. Öyle ki, kazazedeler hâlâ gemi içerisindelerse gemiyi terk kararı, kaçış yolları ve gemiyi terk yerleri, kişisel hazırlık ve alarm çaldığında yapılacaklar, gemi terk yerlerine geçerken yaşanan sorunlar, yetersiz aydınlatma, kaçış yolları üzerindeki engeller, panik ve yolcular ile ilgili diğer sorunlar sıralanmakta, gemiyi terki başarmış olduklarında da sorunlar hava şartları, deniz durumu, mevsimsel etkiler ve kurtarma birimlerinin mesafesi gibi etkenler ayrı olarak sıralanmaktadır.

Genel Olarak Bilinmesi Gerekenler
Arama ve kurtarma operasyonunun başarısı genellikle ne tür bir olay olursa olsun operasyonun planlama ve yerine getirme hızına bağlıdır. Bu hız tamamen operasyonlarda bulunarak veya tatbikat senaryolarının gerçeğe en yakın olarak hazırlanması ve tüm olası aksaklıkların daha önceden belirlenerek en hızlı çözüme nasıl ulaşılacağının, bölgesel olarak belirlenmesi ile olur.
İki farklı arama ve kurtarma operasyonunda kesinlikle aynı yöntem takip edilemez. Her kaza kendi içinde farklı bir durum olarak değerlendirilmeli ve planlanmalıdır.

Arama ve kurtarma olayları genellikle müdahale faaliyetlerini organize etmek için belirlenmiş aşamalardan geçer. Bu aşamalar:
• Arama ve Kurtarma Servislerinin Kapasitesi
• Arama ve Kurtarma Aşamaları
• Haberdar Olma
• İlk Hareket
• Planlama
• Operasyon
• Sonuçlar